Manajemen Pengetahuan

4 Siklus Manajemen Pengetahuan

Untuk memenuhi perbedaan tentang siklus-siklus KM yang memiliki arti berbeda, dipilih 4 model yaitu Meyer and Zack (1996), Bukowitz and Williams (2000), McElroy (2003),  dan Wiig (1993) KM cycles.

1.  Zack and Meyer KM Cycle

Pendekatan ini menyediakan sejumlah analogi yang berguna, seperti gagasan
platform produk (repositori pengetahuan) dan platform proses informasi (sumber pengetahuan) untuk menekankan pengertian pengolahan nilai tambah diperlukan dalam rangka untuk meningkatkan pengetahuan organisasi. Siklus KM ini mempunyai peranan utama yang terdiri dari menciptakan nilai tambah yang lebih tinggi “produk pengetahuan” pada setiap tahap pengolahan pengetahuan.

Dari bagan diatas dapat dijelaskan langkah-langkah untuk membuat knowledge repository, yaitu sebagai berikut:

1.         Acquire, disini perusahaan harus bekerja dengan sungguh-sungguh agar perusahaan tersebut dapat memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhannya, selain itu juga perlu memperhatikan tentang ruang lingkup, intensitas, waktu serta biaya yang nantinya akan dikeluarkan. Produk yang dihasilkan harus berkualitas tinggi sehingga dapat menghasilkan produk intelektual yang berkualitas tinggi pula.

2.         Refrine, yaitu informasi-informasi yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya kemudian diolah kembali dan disesuaikan dengan kebutuhan dari suatu perusahaan. Selain itu, tidak lupa untuk memilih yang benar-benar memberikan nilai tambah pada informasi yang telah dipilih oleh perusahaan. Sehingga informasi yang dipilih tepat pada sasaran.

3.         Store, merupakan penggabungan dari kedua tahap sebelumnya. Dimana informasi yang telah diseleksi kemudian disimpan, dengan tujuan untuk digunakan masa depan jika sewaktu-waktu dibutuhkan sehingga tidak perlu mencari informasi yang sama untuk kedua kalinya.

4.         Distributed, yaitu menyebarkan informasi yang telah diseleksi dan disimpan kepada SDM pada perusahaan yang membutuhkan informasi tersebut, proses penyebaran informasi dapat dilakukan melalui e-mail, fax, maupun telepon.

5.         Present, yaitu SDM pada perusahaan yang telah menggunakan informasi dari penyebaran informasi pada tahap sebelumnya. Sehingga informasi yang dulu telah diseleksi, disimpan dan disebarkan kemudian benar-benar digunakan pada perushaan tersebut.

2.  Bukowitz and Williams KM Cycle

Pendekatan ini menerangkan kerangka proses manajemen berjalan didalam suatu perusahaan, dalam arti bagaimana suatu perusahaan dapat dipelihara (maintain), disebarkan (deploy) dan dapat menghasilkan sesuatu (generate).

Berikut tahapan yang dilakukan pada model ini :

1.      Get, pada tahap ini perusahaan mencari informasi yang dibutuhkan guna mengambil keputusan dalam merumuskan pemecahan masalah atau membuat inovasi baru untuk perusahaan tersebut.

2.      Use, yaitu perusahaan menerapkan pengetahuan baru yang mereka peroleh kemudian digunakan dalam pemecahan masalah untuk menyelesaikan kegiatan rutinitas dari pekerjaan mereka pada perusahaan. Selain itu dengan cara menggunakan atau menerapkan inovasi baru pada perusahaan juga dapat meningkatkan produktivitas dari perusahaan.

3.      Learn, yaitu proses belajar perusahaan dari pengalaman yang telah dimiliki untuk menciptakan pengetahuan baru guna untuk perusahaan agar dapat menciptakan inovasi baru dan memperbaiki kesalahan yang mereka hadapi.

4.      Contribute, yaitu perusahaan berupaya untuk memberdayakan karyawan dengan cara berbagi pengetahuan yang mereka miliki, hal tersebut guna meningkatkan kinerja perusahaan.

5.      Asses, tahap ini yaitu penilaian kualitas individu maupun kinerja perisahaan selama ini. Hal tersebut guna menyiapkan kebutuhan intelektual yang mereka butuhkan dalam menghadapi masa depan yang penuh dengan competitor.

6.      Build, menjelaskan bagaimana perusahaan membangun asset intelektual untuk kebutuhan masa depan perusahaan yang semakin banyak mengahadapi para pesaing.

7.      Divest, perusahaan melepaskan asset yang dirasa tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan, sehingga perusahaan tidak semakin merugi.

3.  McElroy KM Cycle

Pendekatan ini menjelaskan tentang siklus daur hidup sebuah pengetahuan, dimana melibatkan proses pengetahuan produksi dan pengetahun yang terintergrasi dengan tahap menerima masukan-masukan yang berulang dari dimulai dari proses bisnis,kinerja, dll.  dari lingkungan internal maupun eksternal dari perusahaan itu sendiri.

McElroy membagi knowledge management kedalam beberapa tahapan:

a.       knowledge production

pada tahapan ini, organisasi mencoba menyelesaikan masalah yang sedang mereka hadapi dengan melakukan berbagai cara seperti formulasi, kodifikasi dan evaluasi kinerja organisasi sehingga organisasi akan memperoleh pengetahuan mengenai sumber masalah yang selama ini menghambat jalannya kinerja organisasi. Dan dengan mengetahui sumber masalah yang ada di organisasinya, maka pihak dalam organisasi tersebut dapat segera bertindak untuk mencari solusi dalam penyelesaian masalah tersebut.

b.      Knowledge Integration

Untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh organisasi, maka pihak organisasi dapat melakukan beberapa cara yang kiranya dapat memberikan pengetahuan baru bagi organisasi dalam menyelasiakan masalah mereka. Tidak hanya terdapat satu cara untuk memperoleh informasi yag dapat digunakan untuk menyelesaikan tugas mereka, akan tetapi terdapat beberapa cara seperti : mengirimkan, mencari, mendidik dan berbagi pengetahuan yang dimiliki oleh masing-masing perusahaan. 

4.  Wiig KM Cycle

Pendekatan ini focus terhadap 3 kondisi yang dibutuhkan dan disiapkan untuk sebuah organisasi untuk memacu suatu keberhasilan didalam suatu bisnis, dimana membutuhkan sebuah bisnis (barang atau jasa) dan pelanggan (customer), sumber daya (tenaga kerja, materi, dan fasilitas), dan mempunyai kemampuan untuk bertindak.

Tahapan-tahapan tersebut adalah sebegai berikut:

• Build = membangun

Pada tahap ini merupakan tahap awal yang dilakukan oleh sebuah organisasi, tahap ini sering disebut sebagai pondasinya sebuah organisasi ketika membangun sebuah pengetahuan. Tanpa adanya tahap ini, organisasi tidak dapat melakukan kegiatan apapun yntuk mengembangkan pengetahuan yang mereka butuhkan. Pada tahap ini organisasi membuat skema atau pondasi untuk memberitahukan kepada semuanya mengenai apa-aa saja yang harus dilakukan organisasi ketika proses pembagunan system seperti kegiatan memperoleh, menganalisis, mencipatakan, dan mengatur pengetahuan baru maupun yang sudah ada untuk memenuhi kebutuhan dari organisasi.

• Hold = memegang

Pada Tahap ini menjelaskan mengenai bagaimana langkah perusahaan atau organisasi untuk memperoleh informasi yang mereka butuhkan.  Pada tahap ini, perusahaan harus melihat kembali skema yang sebelumnya mereka buat untuk menunjukkan apakah proses dalam memperoleh informasi yang mereka lakukan benar atau justru proses yang mereka lakukan berada di jalur yang salah. Dengan adanya tahap ini organisasi nantinya dapat memperoleh informasi yang benar-benar mereka butuhkan.

• Pool

Pada tahap ini, organisasi yang telah memperoleh informasi penyimpanan informasi, maka jika organisasi tersebut menginginkan untuk mempergunakan informasi yang telah mereka miliki hanya tinggal mencarinya di tempat penyimpanan informasi yang telah disediakan.

• Use

Pada tahap ini setelah informasi yang mereka butuhkan terpenuhi, maka organisasi mempergunakan informasi tersebut dalam kinerja operasional mereka.